С развитием проекта у многих предпринимателей возникает желание вызволить чуть больше личного времени и нанять помощника, затем — собрать собственную команду. Часто подходящие кандидаты находится в другом городе, и перед предпринимателем встаёт вопрос: «Как организовать работу на расстоянии так, чтобы не пострадало ни качество, ни комфорт?».

 

И даже тех, кому удалось собрать команду в одном городе, часто привлекает возможность сменить место жительства — хотя бы на время! Но команда остается, а значит, работать с ней придется удаленно. Давайте разбираться, как поддерживать продуктивность сотрудников, когда нет возможности встречаться с ними лично.

Неформальное общение


Создайте чаты в скайпе/мессенджерах или же на собственной платформе (о которых мы расскажем ниже), где команда может общаться как на рабочие, так и личные темы. Такое общение сближает сотрудников, превращая их из коллег в приятелей и даже друзей. Сами как основатель проекта поощряйте такое общение, делитесь вдохновляющими статьями, идеями о том, как провести отпуск или хорошим настроением.

 

 

Удобство связи 


Чтобы удалённая работа была удобной как для сотрудников, так и для вас, стоит выбрать подходящую платформу для управления проектом. Такие сервисы обычно позволяют строить долгосрочные планы, ставить и обсуждать задачи, направлять их разным членам команды, отмечать сроки выполнения и приоритетность, отслеживать прогресс. Таких платформ огромное множество, в большинстве из них есть бесплатный тарифный план, который подойдет для небольших начинающих проектов. Вот лишь несколько: 

 

Bitrix24
Basecamp
Trello
ActiveCollab
Podio
Wrike

 

Если вы не уверены в выборе, спросите у сотрудников, как им удобнее работать, по какой системе фиксировать, обсуждать и делегировать задачи. Часто именно команда знает, какие функции необходимы для комфортной работы. Исходя из ответов, подберите несколько сервисов и попросите команду решить, какой ближе им.

 

Кроме того, не забывайте о таких бесплатных сервисах, как GoogleDocs и Google Sheets — они дают большие возможности для совместной работы над текстами и планами. Для нас — команды из трех человек, работающих над блогом gophotoweb — эти инструменты стали незаменимыми помощниками! Все мы живём в разных городах, и GoogleDocs позволяет нам совместно работать над материалами, комментировать определенные части текстов, предлагать правки и тут же обсуждать их. Присмотритесь к этим инструментам, оцените все их функции, возможно, они окажутся полезными и для вашей команды!

 

Создайте чаты, посвященные исключительно работе, и разделите их по отделам или сферам: к примеру, чат дизайнеров или чат отдела продаж. Часто объявление, актуальное для одних сотрудников, лишь отвлекает от дела других. Например, вам срочно нужно сообщить консультантам или менеджерам по работе с клиентами, что у вас закончился товар. Тревожить по этому вопросу весь штат вовсе не обязательно, лучше напишите о проблеме в чат отдела продаж.

 

 

Мотивация


Вы как руководитель должны поддерживать свою команду онлайн также, как оффлайн. Об этом мы уже писали статью «Как работать с сотрудниками? Мотивация, контроль и обратная связь». Обязательно обратите на нее своё внимание!

 

 

Участие и включенность


Введите в график сотрудника определенные рутины: планерки каждый понедельник, созвон с командой для обсуждения текущих дел и идей — каждую среду, отчеты — каждую пятницу. Это позволит сотруднику чувствовать себя частью команды и всегда быть включенным в рабочий процесс.


Кстати об отчетности: обсуждать результаты работы лучше голосом — например, в скайпе. Написанный текст не передает интонации, а они иногда могут изменить восприятие слов на 180 градусов.

 

 

Четкие критерии оплаты


Определите заранее, от чего будет зависеть зарплата сотрудника. Обычно на удаленную работу нанимают специалистов в сферах, в которых принята оплата за количество проделанной работы — например, копирайтинг, иллюстрация или дизайн. В таком случае вы можете определить стоимость 1 единицы работы — макета, иллюстрации, статьи — и оплачивать в зависимости от того, какой объем работы сотрудник выполнил. Если же вы решились взять на удаленную работу сотрудника, которого трудно оценивать по выполненной работе, продумайте другой формат, например:

  • Фиксированный оклад, который формируется из списка обязанностей и четкого графика работы (например с 10:00 до 18:00, 5 дней в неделю).
  • Стоимость выполнения каждой новой задачи обговаривается до начала работы. Например, стоимость дизайна буклета — х руб, стоимость написания статьи —х руб. При этом разные буклеты или статьи могут иметь собственную цену.
  • Оплата по часам, затраченным на выполнение задачи. Если вы не до конца верите в совесть сотрудников, можете воспользоваться специализированными счетчиками времени. Они фиксируют, сколько времени человек был активен, сколько провел на том или ином сайте, сколько занимался каждой из задач. Популярные трекеры — Staffcounter, Kickidler, Yaware, Большой брат. Они работают по разным системам, так что вы можете выбрать наиболее комфортную для себя и сотрудников.

 

График


Определение временных рамок, в которые сотрудник должен быть доступен, облегчит вам коммуникацию и даст возможность контролировать его работу. Однако часто продуктивность сотрудников повышается, когда они получают возможность работать в любое время суток без ограничений. Этот вопрос лучше обсуждать с каждым  лично, чтобы создать наиболее комфортные условия работы для всех сторон.

 

 

Четкие инструкции


Когда нет возможности в любую минуту уточнить задание и проконсультироваться, важно давать удаленному работнику максимально понятные указания. Такой подход к постановке задач сведет к минимуму необходимость переделывать всё с нуля.

 

Любые идеи, требующие обсуждения, оговаривайте устно. Иногда лучше потратить 5 минут на разговор по скайпу, чем полдня на переписку по почте: это не только сэкономит время, но и избавит от недопониманий.

 

 

Понятный объем работы


Нужно, чтобы сотрудник понимал, за какую задачу браться после окончания текущей. Не допускайте ситуаций, когда сотрудник сидит сложа руки в ожидании ответа от вас. Составьте список задач на неделю, две недели или месяц. Расположите задачи по степени важности и очередности их выполнения. Как только сотрудник выполнит одну задачу из вашего списка, он сразу же приступит к следующей.

 

 

Создать команду мечты из близких вам людей, где бы они ни находились,  более чем реально! Уделяйте немного времени и внимания организации, и у вас обязательно получится сделать удаленную работу эффективной и комфортной как для вас, так и для сотрудников. :)