Планирование похоже на игру: получится победить босса в виде прокрастинации и бессистемности или нет. В этой статье мы делимся несколькими методиками, которые помогут вам перейти на следующий уровень управления временем. Возьмите их на заметку, если хотите успевать больше и добиваться своих целей.
1. Todo-списки
Обычно творческие люди легко чем-то увлекаются, а это значит, что внимание очень быстро уходит в другую сторону. Поэтому самый первый и простой шаг — фиксировать все планы на бумаге или в гаджетах. Для этого идеально подойдут приложения вроде Todoist и планеры от наших дизайнеров.
Многие заранее планируют следующий день и расписывают его для себя по часам. Но если вам слишком тесно в жестких рамках, попробуйте просто составить список всего, что вы запланировали. Сложные дела полезно разбивать на простые пункты, так с ними будет проще справиться. Постепенно идите по списку и вычеркивайте все, что успели. Чем больше галочек, тем сильнее желание делать больше! А если вдруг не знаете, чем заняться, всегда можно открыть список и увидеть, что есть новые задачи.
Кому и для каких целей. Используйте планеры и списки для рутинных и однообразных дел, которые легко забыть или совсем не хочется делать. Еще способ подходит для больших задач, которые кажутся недостижимыми, пока их не разделишь на маленькие кусочки.
Я очень несистемная. Раньше я переживала по этому поводу, но пройдя не один курс по тайм-менеджменту поняла, что просто я такая. Свою работу я планирую так, как мне комфортно на данный момент. Например, я никогда не покупаю датированные планеры: все равно скорее всего я не сделаю задуманное в намеченный день, а переписывать каждый раз со дня на день не люблю. Поэтому мой план скорее на неделю, месяц или квартал — несколько дел по списку. Долгосрочным планированием занимаюсь под конец года, подводя итоги.
2. Правило 1-3-5
Это правило для тех, кто уже пользуется todo-списками, но дела в них никак не заканчиваются. На самом деле иногда проблема в том, что мы просто слишком много планируем. Из-за этого может казаться, что целый день работали-работали, но в итоге не завершили ничего. Это так расстраивает! Тогда можно попробовать метод 1—3—5. Его суть в том, чтобы планировать на день только девять дел: одно самое важное, три второстепенных и пять совсем небольших. Таким образом получается расставлять приоритеты, не «утонуть» в рутине мелких задач и избавиться от ощущения, что вы ничего не успеваете.
В список дел всегда можно внести коррективы: например, при необходимости вы можете отменить две мелких задачи и вместо них сделать еще одну среднюю. При этом все равно получится сохранить фокус только на действительно важном.
Кому и для каких целей. Используйте этот метод, если вам сложно следовать строгому графику и простые списки задач на день для вас не подходят. Еще благодаря этому правилу в случае форс-мажора легко разобраться, какие дела можно перенести на завтра, а какие откладывать не стоит.
3. Принцип «Сделать завтра»
Это еще один способ усовершенствовать обычные todo-листы. Чаще всего дела в них попадают без ограничений. Из-за этого бывает даже так, что в конце дня дел становится больше, чем было в начале. Поэтому Марк Форстер в своей книге «Сделай это завтра» предложил простой метод: заранее продумывать дела, которые вы хотите выполнить за день и не дополнять их никакими «горящими» задачами в течение дня.
Как это работает: вы составляете список дел, которые планируете сегодня сделать. А потом подводите под ним черту — получается как бы закрытый список. Теперь если коллега приходит с задачей — придется обсудить это завтра, друг предлагает выпить кофе — спасибо, но день уже распланирован. Звучит это очень просто и даже банально, но как только начинает получаться так делать, производительность выходит на новый уровень.
Этот метод помогает трезво оценивать все задачи. Часто, когда появляется какое-то новое дело, мы склонны выполнять его немедленно. Но если пытаться все переносить на завтра, внезапно может оказаться, что большинство срочных дел не такие уж и срочные, а значит, их вполне можно перенести или вовсе отменить.
Кому и для каких целей. Этот метод пригодится тем, кого беспокоит огромное количество дел и кто не знает, за какие задачи браться, как распределять время и силы. Подход помогает сделать свое расписание более понятным и предсказуемым, избавляться от придуманных «пожаров» и научиться говорить «нет».
4. Антицели
Все знают, что такое прокрастинация: когда нужно что-то сделать, но постоянно отвлекаешься — иногда на что-то полезное вроде уборки, а иногда просто на бесконечное листание ленты Инстаграма. Часто мы прокрастинируем, когда нужно сделать сложную или неприятную задачу. Поэтому вместо типичного «Просто возьми себя в руки и принимайся за работу» попробуйте разобраться, что делает ваш день невыносимым? Чего вы хотите избежать?
Этот подход Эндрю Уилкинсон, основатель MetaLab, назвал антицелями. Для него самый ужасный день включает длинные совещания, плотно забитый график и частые поездки. Поэтому теперь он отводит на жестко запланированные дела не более двух часов в день, проводит видеовстречи и оплачивает клиентам дорогу, чтобы реже самому бывать в разъездах.
Как только вы поймете, что мешает вам выполнять все запланированные дела, вы сможете установить правила и убрать какие-то неприятные вещи. Например, делегировать задачи или отказаться от встреч в определенное время. В работе будет меньше стресса, а значит, больше сил и вдохновения на новые свершения!
Кому и для каких целей. Антицели подойдут тем, кто испытывает стресс на работе и кому важно перестать вечно откладывать дела и избавиться от прокрастинации.
5. Декларация
Часто люди откладывают дела на потом, потому что знают: ничего страшного не будет. Тогда можно создать ситуацию, в которой нельзя не выполнить задачу — скажем, за это придется заплатить штраф. Такая техника называется декларация.
Обычно это работает так. Вы придумываете цель, от которой у вас захватывает дух. И создаете документ, в котором пишете: «Я, Иванова Мария Ивановна, обещаю, что через год заработаю миллион рублей на открытие своего бизнеса. Если я этого не сделаю, то обещаю заплатить Петрову Василию Петровичу 200 тысяч рублей». А чтобы не было соблазна нарушить слово, публикуете эту декларацию в социальных сетях. Все, теперь отступать некуда.
Чаще всего декларацию делают на деньги: например, «я планирую заработать миллион» или «я планирую купить квартиру». Но порой выполнить такое обещание мешают внешние условия вроде болезни, кризиса или эпидемии. Поэтому лучше брать на себя обязательство не что-то получить, а регулярно что-то делать — это называется декларация на действия. Например, если вы готовите онлайн-курс, можно пообещать, что в течение месяца каждый день вы будете снимать один видеоурок. Такая декларация помогает выработать полезную привычку и методично добиваться своей цели.
Кому и для каких целей. Попробуйте этот метод, если вам предстоит важный проект, вы хотите выработать привычку или нужно сделать рывок в развитии дела.
Я была в полном восторге от декларации на действия. Вообще декларация — это история про внешнюю мотивацию, и далеко не все ее любят. Но если говорить про бессистемных людей, которым в принципе сложно себя организовать и что-то запланировать, такая штука подойдет. Только цена слова должна быть весомой — вы заплатите кому-то большую сумму или сделаете что-то, что вам вообще не хочется делать. В таком случае декларация реально работает.
Арина Гончар,
соосновательница гончарной школы «Колокол», студии росписи «Глаузура»
и интернет-магазина Tiki Bowl
Вы можете выбрать любую технику, которая вам по душе, или даже выработать свою, комбинируя разные приемы. Но все они будут работать только при одном условии: если вы делаете шаги именно по направлению к СВОЕЙ цели. Иногда желания на самом деле не ваши, но вы об этом не догадываетесь. Например, вам кажется, что вы хотите запустить бизнес только ради высокого заработка, а в действительности вам нужна свобода и творческая реализация. Но если вы занимаетесь действительно любимым делом и с душой развиваете свой проект, достаточно только чуть-чуть подстегнуть — и все получается. Дерзайте!
Любому проекту нужен сайт. Создайте его на Vigbo. С нами не нужно думать о технических сложностях, только о красоте и качестве контента.
Создать сайтПодготовила Анна Акулова