Меня зовут Яна, и я хочу всю жизнь ничего не делать. Но я работаю дизайнером, преподаю немецкий и недавно открыла онлайн-магазин блокнотов DoDoCollective.com. В университете меня не учили, как управляться со временем. Поэтому долгие годы я работала по ночам и проваливала сроки. А сейчас я верю, что нет лени, но есть усталость и абстрактные формулировки. Я расскажу о приемах, которые помогают мне провести день более продуктивно, чтобы оставалось время на семью, языки, пробежки и цветы.
Это не то, чтобы мои личные открытия, за которые светит Нобелевская премия, но за свою жизнь я прочитала полтора кубометра книг по тайм-менеджементу и сделала выводы, которыми пользуюсь. Я не доктор, чтобы выписывать рецепты «используйте эту программу, и у вас все наладится». Я хочу оставить пищу для размышлений. И самое ценное, чем я могу поделиться — это мой опыт.
Голова — не для хранения, а для генерирования идей
Храните все свои дела на внешнем носителе (я, например, раньше использовала приложение Any.do, а сейчас Todoist и ежедневник). Не знаю, как у других, но я помню строфы из «Илиады», а то, что уже три дня как нужно пропылесосить, я почему-то не помню. Основное правило: не записано — значит делать не надо.
С чего начать?
Выпишите все-все дела в блокнот или в Todoist во входящие. Все, что только придет в голову: «Купить швейную машинку», «написать бизнес-план», «пропылесосить». На этот уйдет примерно часов восемь. А дальше по каждому делу задавайте себе три вопроса: «Что это?», «Что с этим делать?», «Когда?».
«Что это?» — способ соотнести задачу со своими целями по жизни. Например, «купить швейную машинку». Но я ведь веб-дизайнер, и эта покупка мне никак не поможет, поэтому вычеркиваю. Если дело рутинное, типа «пропылесосить», тогда сразу решайте «когда».
«Когда?» — это попытка разобраться с дедлайнами. Всему свое время, и у всех дел оно тоже свое. Решайте, какой будет первый шаг и назначайте дату.
«Что с этим делать?» — это возможность определить первый шаг. Помогает в сложных делах, которые непросто запланировать. Например, для бизнес-плана — это может быть изучение конкурентов.
Все последующие задачи сортируйте по такому же принципу: вспомнили, записали во входящие, проанализировали, насколько это нужно, и решили, когда сделать и какой будет первый шаг.
Если дело занимает реально две минуты, делайте сразу. Это касается ответов на письма, поздравлений с днем рождения, мытья посуды, мусора и других бытовых мелочей. Вспомнили двухминутное дело — не откладывайте.
Если ваш проект или профессия связаны с генерированием идей, копите всё: идеи, скриншоты, ссылки в течение недели, и разбирайтесь с ними в определенный день — например, субботу или воскресенье. Я для этого использую WorkFlowy. Это полезно: есть возможность посмотреть весь список с холодной головой и соотнести со своим жизненным планом.
Любите сохранять идеи и скриншоты на потом? Храните их в одном месте и сортируйте в определенный день.
Помните о целях
У нас у всех есть цели, мы все как-то представляем себя в будущем. Но знаете, в чем штука? Когда мы представляем себя через 5 лет, в мозгу активируется зона, которая отвечает за распознавание чужих лиц. То есть наш мозг думает, что мы сейчас и мы потом — это разные люди. И, соответственно, кажется, что на Меня-из-будущего все свалится как бы само собой. Все мы будем жить на Майорке, говорить на испанском, вязать крючком, бегать марафоны, но при этом в нынешнем расписании нет ни одного пункта, который бы вел к мечте.
Каждый день коротко переписывайте, к чему вы стремитесь (это занимает пять минут за завтраком) и соотносите свое расписание с видением себя в будущем. Потому что список дел на день — это не маршрутный лист, это штука с перспективой, которая помогает идти к мечтам потихоньку каждый день. Есть цель? Держите ее перед глазами.
Планируйте не больше 8–9 дел на день
Задач не должно быть много, иначе привыкаешь, что постоянно что-то переносится и висит неделями. Я сама после постоянных откладываний начинаю не так серьезно к ним относиться. А еще помечайте «дело дня». Бывает, сделаешь 30 задач и думаешь: «Ну, все, продуктивность — мое второе имя», а оказывается, просто увиливаешь от главного. Поэтому: не берите на себя много и устанавливайте приоритеты для каждого дня.
Менять инструменты — важно и нужно
Со временем мы начинаем работать «на автомате». Пробуйте новые инструменты. Месяц назад я решила сменить приложение для хранения ссылок и идей — с Evernote на WorkFlowy. И оказалось, что я сохраняю на потом кучу всего бесполезного. Теперь я стараюсь быть избирательнее. Смена программ напоминает, что это всего лишь инструмент.
Про отдых могу сказать только банальные вещи: делайте перерывы между задачами и в выходные отдыхайте. Никто не умрет, если вы закончите делать проект в понедельник. Из неочевидного мне помогает в конце рабочего дня посидеть 10 минут в тишине. Без еды, котиков, телефона. Просто присесть на стульчик и помолчать.
Раз в месяц я стараюсь куда-то ездить. Не обязательно отправляться на Мальдивы, чтобы назвать это путешествием. В соседних городах, в пригородах, я уверена, есть много точек, которые могут стать целью поездки. Вот и дерзайте. Смысл — в смене обстановки на полдня. А если обстановка сменилась, то и жизнь заиграла новыми красками. В любом проекте планируйте перерывы.
На мой взгляд, без системы сложно придумать образ жизни каждый день. Поэтому я советую все-таки соорудить себе личную систему координат, чтобы знать, на что вы готовы тратить время, а на что — нет. Если и распыляться, то в одном направлении. Чтобы, как пишут в умных книжках, исследовать сущность и проявлять себя наиболее продуктивным образом. Чего и нам всем желаю! Удачи!