Привычка полагаться только на самого себя часто вырабатывается у тех, кто в одиночку создает с нуля свое дело. Чувство ответственности и осознание того, что все только в ваших руках, с одной стороны, окрыляет, а с другой, может сбить с ног. Когда проект развивается, объемы растут, задач становится все больше, в один день вы понимаете, что параллельно накапливается стресс, усталость и список дел, за которые вы никак не успеваете взяться. Главное — не упустить этот момент и понять, что дальше без помощи вам не справиться, чтобы не потерять продуктивность в работе и интерес к ней.
Поиск помощника и дальнейшая работа с сотрудниками — новый этап в жизни проекта, который требует от руководителя навыков организатора и грамотного управления. Чтобы подсказать вам, как подступиться к этому делу и перестать брать все только на себя, мы подготовили несколько советов про распределение работы.
Отсортируйте свои рабочие задачи. Прежде всего их нужно распределить по типу и уровню сложности. Так вы поймете, что делать можете только вы, а что стоит поручить сотрудникам. Как только вы разгрузите себя хотя бы частично, то начнете уделять больше времени и внимания самому главному в работе — тому, ради чего вы все начали.
Правильно подбирайте кадры
В поисках сотрудника самое главное — найти человека, который точно справится с поставленными задачами. Вам как руководителю важно заранее — например, на собеседовании — обговорить его функции и лимит полномочий. Сначала обязательно узнайте человека, его профессиональный опыт и интересы, а также обсудите, каковы его обязанности, какие решения он принимает самостоятельно, а что согласовывает с вами.
Учите и подавайте пример
В совместной работе, особенно на первых порах, вам придется учить своего помощника тому, что вы собираетесь ему поручить. Лучший способ сделать это — показать на своем примере и проработать вместе с ним над какой-то определенной задачей. Чтобы новый сотрудник точно освоил свои обязанности, немного «приостановите» свой темп работы, дайте время адаптироваться и научиться.
Ставьте четкие цели и сроки
Наверное, одно из главных качеств хорошего руководителя — умение понятно и четко формулировать задачи. От этого напрямую зависит успех всей работы. Сотрудник, который от начала и до конца понимает, что от него требуют и в какое время он должен уложиться, работает намного эффективнее. Даже если вы считаете себя человеком творческим и работаете с такими же людьми, раздавайте конкретные задания, планируйте время, выделяйте главные и второстепенные задачи, намечайте сроки. Такая логика действий организует работу и помогает выделить больше времени и сил на сам креативный процесс.
Откажитесь от повседневной механической работы
В эту категорию, скорее всего, попадут звонки клиентам и партнерам, переписка, отчеты, документация, организация доставки. Все это — технические моменты, которые, с одной стороны, необходимы, а с другой, отнимают у руководителя массу времени. Как правило, особо сложными такие дела не назовешь, а значит, их можно спокойно переложить на плечи кого-то чуть менее занятого и менее опытного. Только не забудьте сначала снабдить его понятными инструкциями и информацией!
«Доверяй, но проверяй»
Золотое правило в работе руководителя и принцип, на котором строится сам процесс распределения обязанностей. Когда вы передаете другому часть своих дел, вы наделяете его ответственностью и верите в то, что она ему по плечу. Это хорошо, когда сотрудник чувствует самостоятельность и свободу в своем деле. Однако, с вашей стороны обязательно должен быть контроль рабочего процесса. Выберите комфортную для вас форму, чтобы следить за ходом дел. Отчеты по почте или sms, рабочий чат в мессенджерах, телефонный звонок в конце рабочего дня, еженедельные встречи — формат выбираете вы в зависимости от особенностей вашей работы. Главное, чтобы сотрудники чувствовали ваш интерес к тому, что они делают, и имели возможность обратиться к вам за советом, когда это необходимо.
Поощряйте инициативу
Инициатива, которая идет от сотрудников, означает, что работа им интересна и дает почву для новых идей. А ее поощрение служит дополнительной мотивацией в работе. Если кто-то из ваших помощников предлагает свою помощь, новый подход к работе или делится своими задумками, обязательно прислушайтесь. Часто чей-то взгляд со стороны может подсказать нам свежее решение и, если это окажется действительно нужным, вы сможете применить идею в работе над проектом и улучшить его.
Помимо всего прочего, распределение задач — это экономия времени, которое бесценно, а также возможность сконцентрироваться на самом главном в работе. Обязательно используйте эту возможность и всегда помните, что просьба о помощи не говорит о вашей слабости, а является признаком того, что проект растет и движется в верном направлении. Как только вы перестанете брать все на себя и пытаться работать в одиночку, вы увидите, что делать общее дело с хорошей командой — один из самых приятных моментов в работе любого руководителя.