Чек-лист: как организовать мастер-класс

Мастер-класс — это чудесная возможность поделиться своими знаниями и навыками, познакомиться лично с клиентами и подписчиками, а заодно зарядить и зарядиться энергией и вдохновением. Со стороны кажется, что организация хорошего мероприятия потребует много денег и сил. Давайте вместе разберемся, так ли это, рассмотрев все этапы подготовки. А в конце статьи вас ждет бонус — чек-лист «Как организовать мастер-класс» с детальным планом подготовки.

 

Программа-расписание

 

Подробно останавливаться на этом пункте не будем: раз уж вы решили провести мастер-класс, значит, предполагаете, что он будет из себя представлять. Отметим только некоторые важные моменты. Заложите в расписание хотя бы 30 минут перед самим занятием на сборы и знакомство. Если ваш мастер-класс будет длиться больше 3 часов, обязательно заложите 30-40 минут на брейк. Еще минут 30 — на вопросы участников и прощание.

 

 

Время

 

Оптимальное время начала мастер-класса — 11-17 часов в субботу. Но никогда не забывайте о своей целевой аудитории. Если это молодежь, лучше отложить мастер-класс на вторую половину дня, ведь с большой вероятностью утром у студентов будут занятия.

 

 

Место

 

Конечно, чем ближе к центру, тем лучше, но в больших городах учитывайте также удаленность локации от остановок общественного транспорта. Вы можете выбрать разные по своему формату пространства: кафе или антикафе, галереи, лектории, креативные пространства и лофты. Выбирайте то, что больше подойдет под специфику вашего занятия. Кстати, во многих пространствах нет прямого доступа к водопроводу, так что уточняйте этот вопрос у администраторов.

 

 

Оформление

 

Если у вас довольно большая аудитория в социальных сетях, вы можете обратиться к небольшим начинающим студиям декора с предложением о сотрудничестве. Многие из них готовы помочь с оформлением за несколько упоминаний в социальных сетях. Если же аудитория у вас небольшая, а стоимость декора для вас слишком велика, попробуйте организовать его сами. Буквально несколько запросов в пинтерест — и вот целый рой идей! Осталось вооружиться бумагой, ножницами, банками… Что там еще предлагают? :)

 

 

Материалы

 

Позаботьтесь о том, чтобы все вашим посетителям не пришлось ничего нести с собой. Сформируйте комплект необходимых материалов для одного участника, и закупите их с расчетом на 10 комплектов — плюс 1 запасной. Если ваш мастер-класс предполагает запись материала, подготовьте дополнительно ручки и блокноты (их, кстати, лучше сделать брендированными). Если же вы и вовсе решили организовать лекцию, подготовьте тетрадь-конспект основных тезисов вашей речи, чтобы слушатели не провели всю лекцию, уткнувшись носом в блокнот. Не хотите повышать цену мастер-класса дополнительными расходами на типографию? За день до мероприятия вышлите электронную версию подготовленного вами конспекта всем зарегистрированным участникам. Хотя лучше всё же распечатать… :)

 

 

Техническое обеспечение

 

То, что вам понадобится в любом случае — это колонки для фоновой музыки (кстати, о плей-листе тоже нужно позаботиться заранее!). Дополнительно могут пригодиться микрофон и проектор — обычно они есть в лекториях и креативных пространствах. Но даже если таких не окажется, оборудование всегда можно взять в аренду.

 

 

Еда

 

Здесь, как и в вопросе оформления, известность может помочь вам сэкономить. Обратитесь в небольшие и пока не очень популярные кондитерские и предложите сотрудничество. Продукты — вещь недешевая и использовать ее вновь не получится, так что рассчитывать на бесплатные пирожные не стоит, но на скидку — вполне. Если договориться с профессионалами не вышло, а бюджет не позволяет организовать угощение за полную цену, хорошим вариантом будет сервированное порционно ассорти фруктов. И, конечно, позаботьтесь о напитках — воде, чае или кофе.

 

 

Подарки

 

После мероприятий принято дарить небольшие презенты. Обычно это что-то связанное с темой мастер-класса — например, набор материалов для будущих творений. Также вы можете подарить скидку на последующие мероприятия, организованные вами или на продукцию своего магазина. Если вы популярны, можете пригласить партнеров-спонсоров, которые за упоминания о себе предоставят участникам скидку на свою продукцию или сервис.

 

 

Фото и видео

 

Также немаловажный пункт. Позаботьтесь о том, чтобы ваше мероприятие не прошло бесследно. Пригласите фотографа и (или) видеографа, чтобы запечатлеть событие. Полученные материал вы сможете использовать в социальных сетях и блоге, но самое главное — он сработает при анонсе последующих мероприятий как наглядная иллюстрация.

 

 

Анонсы мероприятия

 

В следующей статье мы полностью раскроем этот вопрос, ну а пока основной тезис: анонсировать мероприятие стоит за 2-3 недели во всех своих социальных сетях, в блоге и на сайте, а также по возможности привлекайте тематические сообщества и порталы. Приготовьтесь к тому, что на одном анонсе ваше общение с будущими участниками не закончится :)

 

 

Сбор и анализ обратной связи

 

Вы можете организовать ее «дедовским способом», поставив на выходе почтовый ящик и раздав участникам конверты с анкетами — такой вариант может дополнить атмосферу мероприятия. Еще один вариант — воспользоваться сервисами составления онлайн-анкет,  например, Google-формами, и разослать их по почте всем участникам вечером того же дня (крайний срок — на завтра), пока эмоции и впечатления свежи. Через 3 дня можно приступать к анализу полученной информации. Почему 3 дня? За это время вы успеете отойти от состояния «всё нужно было сделать лучше!» и сможете оценивать ситуацию объективно :) Да и анкеты все желающие уже заполнят.  Определив ключевые проблемы и вопросы, обсудите их с командой или друзьями: возможно, они, оценив ситуацию свежим взглядом, помогут найти оптимальное решение. Сделав выводы, обязательно запишите их, чтобы ко времени проведения следующего мероприятия эта информация не ускользнула из памяти.

 

Мы подготовили для вас своеобразный чек-лист по планированию мероприятия. Распечатайте и заполняйте его, чтобы организовать свои записи и точно ничего не упустить :)