Учимся тайм-менеджменту. Урок 2. Планирование

В Уроке 1 мы говорили про цели, которые можно сформулировать в виде личных ощущений. В целом, я начала с такой философской темы, чтобы вы немного прислушались к себе и попытались проанализировать вообще «как дела». А еще мне хотелось акцентировать ваше внимание на том, что большие перемены есть в каждом дне. И еще на том, что всё хорошее наступит не когда-то там, а вот оно прямо здесь и сейчас. 

Про чувства и ощущения — тут ежедневная работа. А где ежедневное — там привычка. Поэтому оставим тему с ежедневными штуками до следующего урока, а пока я поделюсь всем, что знаю на тему планирования большого и маленького.

Мой алгоритм

1. Я выписываю все-все дела по всем фронтам в Todoist. Чтобы знать врага в лицо, уходит часов 6-8 на всё, если вы в первый раз.
2. Знаю дела, которые мне помогают чувствовать себя лучше — привычки и дела раз в неделю, вроде спорта.
3. Знаю свои обязанности и потребности каждый день.

Что дальше?

1. Определяю фокус на три месяца.
2. Раз в неделю набрасываю примерный объем работ.
3. Каждый день с вечера набрасываю максимально подробный план работ на завтра.

А теперь подробнее о всех шагах и деталях.

Что нужно сделать

Выпишите все-все дела из головы в Todoist или в любое другое приложение для планирования. Всё, что приходит в голову по всем фронтам: над чем работаете, что висит сейчас, что нужно сделать завтра, послезавтра и так далее.

Теперь сортируем дела:

• для какого это проекта, для какой сферы жизни?
• когда я это сделаю?
• могу ли я этому кому-то перепоручить, если рутины и так слишком много?

Бойтесь формулировок «как можно скорее» и «несрочно». «Как можно скорее» — не говорит ни о чем. Например, логотип как можно скорее можно делать и за один день, и за месяц. Когда вы ограничиваете себя сроками, сразу можно обсудить, что не получится сделать за это время, и назначить промежуточные стадии оценки прогресса. Без сроков — никак. А «несрочно» = никогда. Это тоже полезно сформулировать. А еще лучше спросить себя: «что будет, если я вообще не сделаю это несрочное дело?» Если ничего, то вычеркивайте, не жалея, не тяните за собой.

На исполнение уходит ровно столько времени, сколько дано. Поэтому в некоторых вопросах полезно искусственно урезать время. Именно по этой причине цели лучше ставить не грудой на год во всеобщей истерии новогодних обещаний, а планомерно раз в три месяца брать один вектор фокусировки внимания. Лучше сделать четыре средних шага, чем планировать кучу огромных и заниматься ими в последний момент и кое-как в декабре.

Итак, что делать со всей грудой дел

Выберите один крупный вопрос на три месяца. Один — потому что планированию нужно учится так же, как и жонглированию. Сначала нужно взять даже не два шарика, а один. Начинайте и вы с одного крупного вопроса, чтобы уделить ему всё свое внимание. Это может быть задача по саморазвитию, одно из ощущений из прошлого задания, профессиональный вопрос или любой другой, который требует от вас ежедневного внимания в течение трех месяцев. А если делать что-то каждый день — значит это уже привычка, но к этому вопросу еще вернемся в следующем уроке через неделю.

Раз в неделю просматривайте текущие дела. Обычно я просматриваю их раз в неделю в воскресенье и переношу их из Todoist в список to-do в ежедневнике. Я начинаю всегда неделю в воскресенье, а не с понедельника, чтобы морально настроиться, немного пописать или порисовать в свое удовольствие и отсортировать все бредовые идеи. Если я так делаю, то в понедельник с утра не зависаю, а нацеленно сажусь и начинаю делать. Еще один пункт, про который подробнее скажу ниже, но важен он именно в планировании на неделю: определить, какие крупные дела предстоят, и нежно распределить их на каждый день, чтобы не делать всё сразу и в последний момент. Кстати, «подумать над каким-то вопросом» — это тоже нормальная задача, пусть и звучит это как будто бы не серьезно. 

Каждый вечер смотрите список на завтрашний день. Когда я просматриваю список дел на завтрашний день, то выделяю самое главное. По ощущениям это должно быть примерно так:  «Если я сделаю только его, то день пройдет не зря и можно будет расслабиться». Потом все дела переношу в ежедневник по часам, то есть я просто делаю себе путеводный лист: что я делаю до обеда, что после, чем я занимаюсь до работы, чем после, чем во время. Мне это помогает держать себя в руках, не отвлекаться, не брать на себя лишнего и ловко жонглировать делами каждый день.

Благородные паузы в процессе мышления

Один из приемов-долгожителей в моем арсенале — это пунктир концентрации. Когда нужно просто сесть за работу и быстро сделать одноразовое дело за час, понятно, я просто сажусь и делаю. Проблема возникает тогда, когда у меня есть долгоиграющий проект с огромным списком пунктов, на которые нужно потратить, например, часов десять. Раньше я садилась и вкалывала прямо все эти десять часов подряд до поздней ночи, забыв про еду, сон и свое имя. Но перспектива включать авральный режим на каждой большой задаче, прямо скажем, меня радует.

И тут оказывается, самое сложное в нашей жизни: а) реалистично оценить время; б) исходя из оценки времени, сесть и сделать; в) перестать включать режим «аврал и уход от мирской жизни» для каждого мало-мальски крупного проекта.

В общем, как работать себе на радость, не забивать на всё остальное и не манкировать сроки? Та-дам! Привет, пунктир концентрации! Как это работает? Я знаю, что мне предстоит 10 часов работы, которые я разбиваю на часы и просто распределяю по расписанию в течение недели. И если дело — это Х, то мой график выглядит так .......Х......Х........Х.......Х......Х......Х

Из минусов могу выделить сразу: а) Сложно сказать, сколько времени должно пройти между подходами, и я пока еще разбираюсь с этим вопросом; б) Приходится еще дополнительно колдовать над своим ежедневником каждый день, чтобы ничего не забыть и чтобы не было соблазна зависнуть над одним вопросом. Но радости-то, радости-то сколько! :)

Магия в том, что когда после часа работы над делом Х, я переключаюсь на дела Z и Y, то где-то там в фоновом режиме я всё еще ищу решение для первого. А потом, когда возвращаюсь к нему через день или неделю, то прогресс налицо. Еще больший плюс, что удается решить проблему за меньшее количество чистого времени (в среднем, за три подхода). И финальный бонус: даже буддийские монахи могут сконцентрироваться на чем-то одном максимум на 4 часа. То есть у простых смертных 10 часов подряд над одной задачей = 2 часа работы + 8 часов непонятной ерунды. Как говорится, Э — экономия. В общем, если вы на работе постоянно ищите решения и решаете проблемы, попробуйте внедрить в свой график пунктир концентрации.

УПРАЖНЕНИЕ 1

Визуализируйте свои одновременные проекты и определите дни, когда вы над ними работаете. Приучите себя к тому, что за один присест за 5 часов до дедлайна еще никто ничего хорошего не сделал.

Как это работает. Есть три месяца с числами. Есть пять строчек для проектов (хотя, по правде говоря, больше трех крупных дел одновременно делать сложно). Выбираете нужную строчку, отмечаете дедлайн и заштриховываете сроки, когда над чем-то работаете. Вот и всё. 

В чем польза. Во-первых, легко отследить: а не много ли вы на себя берете? Может быть, вы не успеваете не потому, что вы непродуктивный, а потому что делаете работу за десятерых? Во-вторых, трекер — это гаситель перфекционизма. Я частенько зависаю над чем-нибудь, ну, чтобы ровненько всё, идеально было. А с трекером смотришь — ага, две полосочки сегодня, три полосочки завтра: не время зависать. В общем, сплошная польза.

УПРАЖНЕНИЕ 2

В формулировании задач помогает разбивать дело на подпункты и их тоже записывать. Например, чтобы нарисовать логотип, нужно обговорить его с заказчиком, собрать референсы, обсудить аудиторию, сделать эскизы, согласовать итоги и так далее. Старайтесь дробить крупное на мелкое, чтобы мозг не пугался непонятного здоровенного дела. Со временем, я стала просто писать шаги через запятую в одной задаче, чтобы не путаться.

Еще помогает формулировать задачу в результативной подаче. Не «позвонить помощнику», а «позвонить, чтобы получить договор». Не «написать письмо», а «написать, чтобы получить референсы». 

Посмотрите на свои дела — на какие шаги их можно разбить? Можно ли прямо вот так взять и всё сразу сделать или есть какие-то факторы, которые влияют на исполнение? Выпишите все детали этого дела. Посмотрите, что можно переформулировать в результативной подаче.

Суть планирования — добровольный отказ от одного в пользу другого. Такой большой жирный фокус. Планирование — это просто определить, чему вы уделите свое время, чем вы пожертвуете и к чему нужно просто привыкнуть, чтобы не думать об этом каждый день. Так вот, если у вас по каким-то причинам вокруг много неприятных дел — задумайтесь, а не стоит ли от них отказаться совсем. Если никак, увеличьте долю приятного засчет дел, которые вы писали в прошлом уроке и которые помогут чувствовать себя лучше. Ну а главное правило для рабочих вопросов и дел на каждый день — не держать ничего в голове и помнить, что вы не робот. Не стесняйтесь их делегировать. Для долгосрочных проектов планируйте процесс. Таким образом получится, что вы потратите в чистом виде намного меньше времени, чем если будете «корпеть всю ночь», особенно, если в последний момент.

Чем дальше дата сдачи, тем сложнее предсказать результат. Сегодня нужно знать до секунды, завтра до часа, следующую неделю с примерной точностью до утра-вечера. Еще одна радость, что со временем вы найдете свой ритм и всё это будет похоже на равномерное приятное урчание мотора, в общем, станет усладой для вас, ваших глаз и сердца.